1 – Quais informações devem constar na manifestação?

A Ouvidoria-Geral Municipal de Teresópolis não exige que o cidadão siga um formato específico para se manifestar. Em geral, as manifestações devem conter as seguintes informações:

• nome completo, e-mail, telefone (incluir DDD), bem como qualquer outra informação que facilite o contato da Ouvidoria com o cidadão;
• indicação das informações que deseja que a Ouvidoria-Geral mantenha sob sigilo;
• identidade do órgão, unidade, entidade e servidor(es) envolvidos, se for o caso;
• como foi ou tem possibilidade de ser afetado;
• os passos que foram dados na tentativa de solucionar o problema;
• caso o problema tenha sido parcialmente resolvido, que aspectos ainda restam por resolver;
• quando for verificado o não cumprimento de políticas, normas ou procedimentos, especificar os aspectos que tenham sido violados;
• indicação clara do resultado que espera para a sua manifestação; e quaisquer outros fatos pertinentes (podem ser solicitados posteriormente documentos para serem anexados ou qualquer material relevante que ofereça apoio às declarações ou comprovação dos fatos informados).
• Em todas as situações, o problema deve ser exposto de forma clara, descrevendo datas, locais e fatos detalhadamente, inclusive identificando, quando possível, as pessoas envolvidas.

2 – Existe alguma formalidade ao redigir minha manifestação?

Não. O cidadão pode escrever da forma como achar melhor, mas é fundamental que as suas informações sejam precisas e completas, para que não haja perda de tempo no encaminhamento a ser dado à questão. Caso a manifestação inicial e documentos de apoio não sejam suficientes para podermos dar o encaminhamento adequado, a Ouvidoria-Geral poderá solicitar informações adicionais antes de aceitar ou rejeitar a manifestação.

3 – qual é o prazo para que eu obtenha uma resposta?

O prazo para resposta a uma manifestação é de 20 (vinte) dias, prorrogável por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa.

Caso não seja possível atendê-lo dentro deste prazo, a ouvidoria deverá fornecer uma resposta intermediária, informando acerca dos encaminhamentos realizados e das etapas e prazos previstos para a resposta conclusiva da sua manifestação, ou solicitando informações adicionais.

4 – Contagem de prazos

Os pedidos apresentados entre 18h às 23h59 serão considerados como se tivessem sido realizados no dia útil seguinte e a contagem só começará a partir do primeiro dia útil posterior. Exemplo: um pedido registrado às 20h de 16/05 será registrado como um pedido de 17/05. Portanto, a contagem do prazo para resposta começará em 17/05, caso este seja um dia útil.

Quando o prazo final para responder ao pedido coincidir com final de semana ou feriado, ele será prorrogado para o próximo dia útil. Por isso, o prazo para envio da resposta pode não ser o de 20 dias corridos.