Agilidade e transparência são os focos do Informe sobre Andamento Processual, sistema de comunicação com os contribuintes que têm processos administrativos na Prefeitura de Teresópolis. Lançada pela gestão municipal, a iniciativa tem o objetivo de facilitar o andamento dos processos, dando resposta mais rápida à população sobre os requerimentos feitos através do Protocolo Municipal.

“Os contribuintes já podiam consultar os processos por meio do site da Prefeitura (https://contribuinte.teresopolis.rj.gov.br/) e do portal do setor de Licitações da Secretaria de Administração (https://licitacao.teresopolis.rj.gov.br). Agora, a pedido do Prefeito Vinicius Claussen, reforçamos a comunicação com os contribuintes, que passam a receber por e-mail informações importantes sobre o andamento dos processos que tenham dado entrada na Prefeitura”, explica o secretário de Administração, Lucas Guimarães.

O secretário enfatizou que o objetivo é dar maior agilidade aos processos, por meio da comunicação rápida ao requerente, sobre qualquer pendência, por exemplo. Assim, diminui o ato processual, o tempo que leva para ser finalizado. Há também maior transparência, levando-se em conta que os atos considerados sigilosos legalmente são respeitados.

“As informações sobre os fluxos processuais tem caráter informativo, sendo apresentado apenas o andamento processual. Despacho, pareceres e demais documentos estarão contidos nos processos, resguardando a informação. Pedidos de vistas e certidão de inteiro teor deverão ser formulados no Protocolo, em respeito à Lei de Acesso a Informação e Lei da Transparência”, ressalta Lucas Guimarães.

Agora, o servidor fará um despacho no sistema e este será encaminhado para o e-mail do contribuinte ou internamente também, ou seja, entre as secretarias. Assim, quando o contribuinte for abrir um processo no Protocolo, deve indicar em qual endereço de e-mail desejar receber as notificações.

“Toda vez que ocorrer uma evolução processual, um passo relevante, em que haja necessidade de comunicação com o requerente, como, por exemplo, um documento que está pronto para ser entregue ou que precisa ser apresentado, um esclarecimento que precisa ser feito ou uma guia a ser recolhida, o servidor encaminhará um e-mail para o contribuinte”, pontua o secretário.

O ato de enviar a comunicação por e-mail é uma ação de modernização da Gestão Vinicius Claussen, devendo o contribuinte interessado, ao abrir o processo, autorizar o recebimento do informativo. Além disso, como a extensão do e-mail da Prefeitura é corporativo, pode ser que o e-mail seja direcionada para a caixa de Spam.

Para receber o Informe é importante que o e-mail seja cadastrado na abertura do processo. Caso o contribuinte deseje receber informações sobre processos já existentes, é necessário que este compareça ao Protocolo Geral para informar o seu e-mail.

O programa está em fase de ajustes e durante esta semana os servidores que têm acesso ao sistema do Protocolo vão passar por treinamento na Escola do Servidor.